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Delegation Poker en la práctica

El «Delegation Poker» es una dinámica creada por el autor del Management 3.0 – Jurgen Appelo,

y que sirve para definir los distintos niveles de responsabilidades de los miembros del equipo incluyendo al líder de éste. El objetivo de la dinámica, es la de lograr acordar entre los miembros del equipo diversos temas de interés a través de un juego de naipes con 7 niveles de delegación de la siguiente forma:

– Lo primero es que cada miembro del equipo que participe en la dinámica, cuente con el siguiente set de cartas:

  1. El equipo se debe auto-organizar para contar alguna situación a discutir o bien alguna historia personal que quiera exponer al grupo
  2. Cada miembro elige de forma «secreta» la carta o nivel de delgación que opina respecto al punto anterior
  3. Cuando todos han decidido, muestran su carta a los demás.
  4. Las personas de menor o mayor puntaje deben exponer su punto de vista con los demás, acerca del por qué su voto en particular.
  5. La decisión del equipo para el punto en discusión se debe plasmar en un «Delegation Board», el cual debe quedar visible para el equipo todo el tiempo.

Sentí la necesidad de realizar esta dinámica cuando me di cuenta que uno de mis equipos (el más avanzado técnica y metodológicamente y con los mejores resultados) no tenía absolutamente claro los niveles de autonomía y delegación de los cuales podían hacerse cargo. Esto estaba provocando algunas malas prácticas que repercutían negativamente en la convivencia con las otras células y además consideré que esos antipatrones podrían afectar negativamente la mejora continua del equipo.

Lo primero que hice para preparar esta actividad fue pedirle al Scrum Master de la célula, que me indicara cuáles eran los temas que el equipo quería discutir.  Por mi parte tenia claro cuales eran los temas que quería acordar y con eso fijamos una fecha para llevar a cabo la dinámica del «Delegation Poker».

Es muy importante tener un lugar apropiado y reservar el tiempo suficiente con el equipo para realizar esta dinámica (recomiendo reservar 2 horas), ya que por lo general en cada tema que se discute existen opiniones muy diversas las cuales se deben comprender para tratar de acercar los puntos de vista.

Cuando partimos la dinámica, el primer tema que revisamos fue uno de los que propuso el equipo y que consistía en realizar las «Daily Meeting» tomando desayuno fuera de la oficina .  Mi sorpresa fue grande cuando vi que la mayoría consideraba que tenían un total nivel de autonomía respecto a la decisión de ejecutarlo (la mayoría voto con la carta nivel 7!) y donde entendían que el Manager (yo voté 4) no necesitaba estar informado ni intervenir en esa decisión.  Esto abrió una discusión muy interesante en la cual como Manager del equipo trataba de entender sus opiniones, pero a la vez entregar los argumentos necesarios para acercar posiciones, las cuales después de un «duro» debate logramos acordar.

Continuamos discutiendo los siguientes temas como: «Retrospectiva con asado», «Permisos para ausentarse del trabajo», «Meeting fuera de oficina», «Entretención en horario laboral», «Vacaciones», «Lineamientos de Arquitectura», siguiendo la dinámica de entender la visión y pensamiento de cada integrante del equipo de acuerdo a su votación y donde posterior a eso entregaba mi punto de vista, en muchos casos apalancado por los lineamientos corporativos de la empresa.

Todos los temas fueron abordados de manera respetuosa y con argumentos variados de ambos lados, logrando consensuar con el equipo temas que pueden ser difíciles de acordar con los equipos ágiles.  El resultado de esta actividad de delegación debe quedar plasmado en un board público donde cualquier persona pueda entender los niveles de delegación acordados.

Es importante ir chequeando la madurez del equipo cada cierto tiempo y volver a realizar la actividad de delegación, con el objetivo de entregar de forma progresiva mayores niveles de autonomía a los equipos ágiles.

Sin duda esta es una herramienta muy útil que sirve para aterrizar y aclarar expectativas y tener un alineamiento claro entre equipo y Manager lo cual permite evitar malos entendidos y trabajar de forma armoniosa y colaborativa.

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Categoría:Dinámicas
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